Хранение документов по личному составу

%d1%85%d1%80%d0%b0%d0%bd%d0%b5%d0%bd%d0%b8%d0%b5-%d0%b4%d0%be%d0%ba%d1%83%d0%bc%d0%b5%d0%bd%d1%82%d0%be%d0%b2-%d0%bf%d0%be-%d0%bb%d0%b8%d1%87%d0%bd%d0%be%d0%bc%d1%83-%d1%81%d0%be%d1%81%d1%82%d0%b0

Хранение документов по личному составу должна обеспечивать любая организация, независимо от формы собственности, размера и численности персонала. Это – закон.

Ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

«Разобрать документы отдела кадров» означает выполнить следующие работы:

  • Разработку номенклатуры дел отдела кадров или ее актуализацию, если номенклатура была когда-то составлена; в частности:
    • составление перечня документов по ЛС, которые создаются именно в вашей организации;
    • определение сроков хранения для них
  • Распределение документов по делам
  • Экспертиза ценности документов по личному составу
  • Оформление на хранение
  • Уничтожение документов, срок хранения которых истек

Обращаем ваше внимание, что независимо от срока хранения дел по личному составу, все они подлежат полному оформлению на хранение. Это означает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя дела;
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки дела.

В результате работ отдел кадров получит аккуратно оформленные тома с документами, рассортированными по срокам хранения.

Image courtesy of iosphere at FreeDigitalPhotos.net