Архивирование документов по личному составу

%d1%85%d1%80%d0%b0%d0%bd%d0%b5%d0%bd%d0%b8%d0%b5-%d0%b4%d0%be%d0%ba%d1%83%d0%bc%d0%b5%d0%bd%d1%82%d0%be%d0%b2-%d0%bf%d0%be-%d0%bb%d0%b8%d1%87%d0%bd%d0%be%d0%bc%d1%83-%d1%81%d0%be%d1%81%d1%82%d0%b0

Хранение документов по личному составу должна обеспечивать любая организация, независимо от формы собственности, размера и численности персонала. Это – закон.

Ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

«Разобрать документы отдела кадров» означает выполнить следующие работы:

  • Распределение документов по делам. В дела помещаются документы по видам (приказы, трудовые договоры уволенных работников, карточки Т-2 уволенных работников и т.д.) и по срокам хранения. Документы по личному составу могут храниться 5 лет, 50 и 75, и смешивать их нельзя!
  • Экспертиза ценности документов по личному составу. Документы делятся на три группы: те, у которых срок хранения еще не истек; те, у которых срок хранения истек, но было решено его продлить; те, у которых срок хранения истек, и документы можно выделить на уничтожение.
  • Оформление на хранение: формирование томов, удаление скоб степлера и скрепок, нумерация страниц, составление (при необходимости) внутренней описи дела, составление листа-заверителя, сшивание на 4 прокола в картонную обложку, оформление титульного листа.
  • Уничтожение документов, срок хранения которых истек. Уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению (утверждается руководителем организации) и актом непосредственного уничтожения (выдается специализированной организацией). Оба акта организация должна хранить постоянно!

Обращаем ваше внимание, что независимо от срока хранения дел по личному составу, все они подлежат полному оформлению на хранение. Это означает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя дела;
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки дела.

В результате работ отдел кадров получит аккуратно оформленные тома с документами, рассортированными по срокам хранения.

Image courtesy of iosphere at FreeDigitalPhotos.net